Die Herausforderung
Was wir geliefert haben
Ergebnisse des CRM für mehrere Geschäftsbereiche
Zentralisierte Steuerung für eine zypriotische Holding
Vorher / Nachher Seganiko
CRM-Managementsystem für ein zypriotisches Unternehmen
Für ein auf Zypern ansässiges Unternehmen haben wir eine moderne CRM-Plattform konzipiert und eingeführt, um Vertriebsleistung und Kundenservice zu verbessern. Die Lösung führt verstreute Prozesse in einer stimmigen, steuerbaren Umgebung zusammen: vom ersten Kontakt bis zur Unterschrift, von den Aufgaben der Account Manager bis zu den Dashboards für die Geschäftsführung.
Ansatz & Architektur
Wir haben mit Interviews und einer detaillierten Bestandsaufnahme begonnen: Lead-Quellen, Qualifizierungsstufen, Preisregeln, Qualitätskontrollpunkte, Vertragsvorlagen und Szenarien nach dem Verkauf. Anschließend haben wir ein Domänenmodell „Account → Kontakt → Opportunity → Aktivität → Dokument“ definiert, dazu Rollen und Rechte (RBAC) sowie die zentralen Kennzahlen: Reaktionsgeschwindigkeit, Conversion je Stufe, durchschnittlicher Auftragswert, Zyklusdauer und Auslastung der Teams.
Die Architektur umfasst einen CRM-Kern mit konfigurierbaren Pipelines, einen Orchestrator für Automatisierungen (Trigger, Regeln, SLA), einen Kommunikations-Hub (E-Mail/Telefonie/Chat), ein Modul für Aufgaben & Planung und eine analytische Auswertungsschicht (Datamart).
Die Lösung skaliert je Team und Abteilung, unterstützt Prozessversionen und abgesicherte Integrationen über ein API-Gateway.
Technologien
- Modulare Architektur, REST/JSON-API und Webhooks.
- Import/Export CSV/XLSX, Dokumentvorlagen (PDF/DOCX).
- Asynchrone Task-Queues, Ereignis-Audit und Versionierung.
UX-Entscheidungen
- Dashboards je Rolle: Vertrieb, Management, Finanzen.
- Einheitliche „Kundenakte“: Kontakte, Deals, E-Mails, Dateien, Termine.
- Schnellaktionen: Follow-up, nächster Schritt, E-Mail-Vorlage, Erinnerung.
Compliance & Sicherheit
- DSGVO-Ansatz: Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsfristen, Maskierung.
- RBAC, Zugriffsprotokolle, Backups und Wiederherstellung.
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Erkennung auffälliger Zugriffe.
Umsetzung
Die Einführung erfolgte in Iterationen: zuerst ein Pilot mit Schlüsselnutzern, danach die Ausweitung auf die übrigen Teams.
Wir haben die Historie migriert, Dubletten bereinigt, Pipelines je Angebot eingerichtet und die Automatisierungen gebaut: automatische Aufgaben bei eingehendem Lead, Reaktions-SLA, Erinnerungen bei stillstehenden Stufen, Angebotserstellung, Risikowarnungen (Verzögerungen, Auslastungskonflikte).
- Datenmigration und Vereinheitlichung der Stammdaten (Status, Quellen, Verlustgründe).
- Durchgängiger Ablauf: Lead → Qualifizierung → Angebot → Vertrag → After-Sales.
- Schulung & Dokumentation: Leitfäden je Rolle, Checklisten, Mikro-Tutorials.
Zentrale Module
Vertriebssteuerung
- Mehrere Pipelines mit Übergangsregeln und Verlustgründen.
- Angebote, Angebotsvorlagen und Margenkontrolle.
- Kalender, Erinnerungen und Reaktions-SLA.
Kommunikation
- E-Mail- und Anruf-Threads direkt in der Kundenakte.
- Follow-up-Vorlagen, gemeinsame und persönliche Signaturen.
- Aktivitätsprotokoll und Suche in den Anhängen.
Analytik
- Pipelines, Conversion je Stufe und Dauer der Zyklen.
- Umsatzprognose, Plan/Ist und Produktivität der Teams.
- Berichte nach Lead-Quelle und ROI der Kanäle.
Ergebnisse
Das CRM hat Kundenbasis und Prozesse strukturiert, manuelle Aufgaben reduziert und die Transparenz von Entscheidungen verbessert.
Die Geschäftsführung verfügt über verlässliche Dashboards und Prognosen, der Vertrieb gewinnt an Tempo und Klarheit, und die Finanzabteilung arbeitet für Verträge und Rechnungsstellung mit konsistenten Daten. Nach Aussage des Kunden hat die Lösung die operative Beweglichkeit und die Kundenorientierung des Unternehmens gestärkt.
Transparenz
Einheitlicher Blick auf Daten und Opportunity-Status, je Team.
Tempo
Weniger manuelle Schritte, schnellere Antworten und eingehaltene Fristen.
Kontrolle
Plan-Ist, Prognosen und SLA-Überwachung an einem Ort.
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